Déterminez si la nouvelle règle s’applique à vous
Premièrement, déterminez si le nouveau règlement canadien en matière de DCE s’applique à vous. Si vous êtes un transporteur régi par la règlementation fédérale, la réponse est oui. Il peut également être utile de jeter un coup d’œil aux conditions d’EXEMPTION de ce règlement. Vous trouverez un résumé de celles-ci sur le blogue d’ISAAC : Ce que vous devez savoir de la règlementation canadienne sur les DCE
Partez de votre situation actuelle
Vous devez vous conformer à la règlementation sur les DCE et avez déjà préparé votre organisation? Continuez tout de même à lire; ce qui suit pourra vous servir à valider ce que vous avez fait. Si vous n’avez pas encore commencé, pas de panique! Mais vous feriez bien de vous y mettre bientôt.
Évaluez l’envergure du projet
Vous devriez prévoir des mois plutôt que des semaines pour effectuer cette transition. Le temps requis pour une telle démarche dépend de la taille de votre flotte et de plusieurs autres facteurs qui entrent en jeu. Il est essentiel de vous faire immédiatement une idée de l’envergure du projet afin de vous assurer d’avoir suffisamment de temps pour former tout le monde.
Tenez compte de votre point de départ
Pour commencer, examinez votre situation actuelle. Utilisez-vous déjà un dispositif de consignation électronique? Si oui, cet appareil est-il conforme à la règlementation en matière de DCE en vigueur aux États-Unis?
Votre réponse à ces deux questions vous aidera à déterminer l’ampleur de la tâche qui vous attend pour implanter un système de DCE conforme à la règlementation canadienne. Il pourrait être nécessaire d’installer de l’équipement et les efforts à mettre sur la formation varieront.
Si vous n’utilisez pas de dispositif de consignation électronique actuellement, il serait préférable de commencer vos évaluations afin de sélectionner l’appareil qui correspond le mieux aux besoins de votre organisation.
Contactez votre fournisseur de DCE
Que vous implantiez un tout nouveau système de DCE dans votre flotte ou que vous mettiez à niveau les DCE existants pour vous conformer aux exigences canadiennes, contactez votre fournisseur de DCE et posez-lui quelques questions clés.
La solution de DCE sera-t-elle certifiée par un organisme de certification accrédité par Transports Canada?
Le Canada exige que les DCE soient certifiés par un tiers, contrairement aux États-Unis qui permettent l’autocertification. Si vous voulez être conforme au Canada, la seule réponse acceptable à cette question est « oui ».
À l’heure actuelle, le fournisseur de DCE offre-t-il une solution complète pour assurer la conformité à la règlementation canadienne?
Idéalement, votre fournisseur offre une solution complète qu’il est prêt à faire certifier. Si ce n’est pas le cas, exigez qu’il vous confirme par écrit le moment où le système sera prêt à être soumis à un organisme de certification accrédité, afin de vous assurer d’avoir une solution certifiée à temps.
Matériel : Devez-vous installer de l’équipement ou le changer pour que votre DCE soit conforme aux normes canadiennes?
Dans le meilleur des cas, le DCE que vous utilisez est déjà conforme aux normes américaines et seule une mise à niveau logicielle sera nécessaire. Cependant, certains fournisseurs ont indiqué que l’équipement devra être changé pour que leur solution soit conforme au Canada. L’impact sur votre calendrier de transition est majeur, alors assurez-vous d’en tenir compte dans la planification de votre projet.
Logiciel : Quel est le processus de mise à jour du logiciel pour qu’il soit conforme au règlement canadien?
De nos jours, nous pouvons supposer que les mises à niveau logicielles se font automatiquement, sans heurt et à distance, mais le confirmer vous évitera des surprises. Faut-il prévoir une interruption de service pendant cette mise à jour logicielle?
Formation : À quoi faut-il s’attendre en matière de formation et de la logistique connexe?
Que recommande votre fournisseur en ce qui concerne la formation des utilisateurs finaux? Offre-t-il des services de formation clés en main? La formation doit-elle être donnée en personne? Combien de temps faut-il prévoir en général pour former les conducteurs? Sur ce plan, les systèmes conviviaux et les possibilités de soutien à distance peuvent être vraiment avantageux.
Planifiez et communiquez
Élaborez un plan qui comprend l’installation matérielle et logicielle, ainsi que la formation de tous les utilisateurs, y compris les chauffeurs, les répartiteurs et le personnel de bureau. Profitez des périodes plus calmes pour votre entreprise. Cela contribuera à réduire au minimum les répercussions sur vos activités.
Aussi, communiquez, communiquez, communiquez. On ne saurait trop insister sur l’importance de tenir toute votre équipe informée tout au long de cette transition. L’objectif est que tout le monde soit déjà à l’aise avec les changements le jour de leur entrée en vigueur.
Faites équipe avec vos chauffeurs
Le superviseur des activités de camionnage de CNTL, Derek Gaston, a déployé une solution de DCE sur plus de 1 000 camions, non pas une, mais deux fois, après avoir changé de fournisseur de DCE. Interrogé sur les pièges à éviter lors de l’implantation de la technologie DCE, il a insisté sur l’importance de la gestion du changement auprès des conducteurs, mais aussi de faire confiance à leur capacité d’adaptation.
« Ne sous-estimez pas vos conducteurs », dit-il, ajoutant que la plupart des chauffeurs gèrent généralement bien le changement. Derek Gaston vante également les avantages de faire des conducteurs des ambassadeurs de l’utilisation du système.
« Tout au long du processus, nous avons eu recours à beaucoup de formation par les pairs; 80 % du temps, c’était des camionneurs qui formaient d’autres camionneurs. Nous en avons fait des experts en la matière. »
Conclusion
La transition vers l’utilisation des DCE au Canada est un projet dont l’envergure varie en fonction de ce que vous utilisez actuellement pour consigner les heures de travail et de la solution que vous envisagez. L’important est de commencer dès maintenant, si ce n’est pas déjà fait, et de suivre un plan bien ficelé. Or, le succès passe également par une communication ouverte et régulière avec tous les joueurs de votre équipe qui seront touchés par ce changement.