L’abondance d’informations à laquelle nous sommes exposés peut devenir envahissante; c’est pourquoi des communications succinctes et efficaces sont à privilégier quand vient le temps de parler à vos collaborateurs (public interne). En temps de crise, il est important de communiquer fréquemment, de faire preuve de transparence et de mettre à disposition les ressources nécessaires pour votre personnel. Comme transporteur, vous avez un défi supplémentaire en ce qui a trait à la communication interne. Vous devez transmettre les informations et offrir du soutien à votre équipe qui se trouve majoritairement sur la route.
Pour les utilisateurs de la solution d’ISAAC, nous avons rassemblé des astuces pour faciliter vos efforts de communication. Ces trucs pourront aussi bien servir pendant la crise que lorsque vos activités reprendront leur cours normal.
Partage de documents
Les chauffeurs ont la tablette mobile d’ISAAC à portée de main lorsqu’ils travaillent. Profitez-en pour leur transmettre rapidement de nouvelles procédures visant à préserver leur sécurité ou pour leur fournir la documentation officielle sur les mesures d’hygiène à appliquer. Le personnel de bureau peut téléverser des documents à partir de l’application web ISAAC InRealTime et les rendre disponibles aux chauffeurs instantanément. Il est possible de donner l’accès aux documents à tous, ou encore de sélectionner plus spécifiquement les destinataires.
Système de messagerie
Pour discuter rapidement avec les chauffeurs et éviter l’utilisation du téléphone cellulaire, la messagerie ISAAC est idéale. Elle affiche des notifications lors de la réception de messages et ne nuit pas à la conduite. Les messages prioritaires peuvent être traités en toute sécurité avec la messagerie mains libres.
La messagerie fonctionne de façon semblable aux messages textes auxquels nous sommes habitués. Ainsi, tous les échanges liés à un même message peuvent être lus comme une conversation. De plus, pour communiquer efficacement avec plusieurs personnes, les répartiteurs peuvent choisir le mode de conversation de groupe. Tout le monde peut voir les réponses des autres membres du groupe, ce qui permet de gagner du temps et d’assurer une bonne compréhension.
Soutien à distance
Avec la situation actuelle, les chauffeurs peuvent se sentir plus isolés qu’à l’habitude. Plusieurs des services auxquels ils ont normalement accès sont limités ou inexistants, et ils doivent eux aussi pratiquer la distanciation sociale. Les aider à distance avec leurs activités est bien accueilli et nécessaire. À partir de l’application web ISAAC InRealTime, vous pouvez accéder à la tablette mobile du chauffeur. Il est alors plus facile de le guider et de le conseiller sur ce qu’il doit faire.
Formulaire de santé
En quelques clics sur la tablette d’ISAAC, les chauffeurs peuvent remplir un formulaire spécifiquement développé pour suivre quotidiennement leur état de santé. Le formulaire comprend des questions sur les principaux symptômes liés à la COVID-19. Lorsqu’un chauffeur indique être atteint d’un ou plusieurs symptômes, une alerte courriel est envoyée aux gestionnaires concernés. Cette fonctionnalité permet de venir en aide aux chauffeurs et de les rassurer, de communiquer rapidement entre les équipes et d’intervenir selon les politiques de l’entreprise.
Nettoyage d’équipement
Finalement, voici une dernière astuce qui ne touche pas directement la communication, mais qui concerne la santé et de la sécurité des chauffeurs. La tablette mobile d’ISAAC devrait faire partie de la nouvelle routine quotidienne de « nettoyage » afin de prévenir la propagation du coronavirus. Pour éviter les bris d’équipement, voici ce que nous suggérons :
- Éteindre la tablette en tenant le bouton d’alimentation enfoncé environ 3 secondes et suivre les instructions à l’écran. Retirer la tablette du support de charge.
- Utiliser des lingettes désinfectantes pour essuyer la tablette. Si vous n’avez pas de lingettes désinfectantes, utilisez de l’alcool isopropylique et un chiffon microfibre.
- NE PAS VAPORISER de produit nettoyant directement sur la tablette.
- Nettoyer minutieusement toutes les surfaces de la tablette, l’écran en priorité.
- Utiliser assez de désinfectant pour que la surface reste humide pour le temps indiqué dans les instructions du produit (de 30 secondes à quelques minutes). Laissez sécher la surface humide.
La sécurité des professionnels du transport est primordiale. Nous continuerons de partager des conseils sur notre blogue afin de vous tenir informé des développements de la situation et de vous offrir le soutien nécessaire. N’hésitez pas à vous abonner au blogue afin de recevoir automatiquement les articles publiés dans votre boîte de courriel.