Le maintien de la sécurité routière et de la conformité est l’objectif premier des contrôles routiers. Pour que les transporteurs puissent éviter des retards coûteux dans ce processus toutefois, il est impératif que les chauffeurs y soient bien préparés.
Depuis l’entrée en vigueur de la réglementation sur les DCE aux États-Unis et au Canada, de nouvelles réglementations s’appliquent concernant les documents devant pouvoir être présentés lors d’une inspection routière. Cet article de blogue vous offre un aperçu.
Se préprarer pour un contrôle routier
Les avantages d’être bien préparé
Il existe plusieurs raisons de vous assurer que vos chauffeurs soient prêts pour les contrôles routiers en ayant les documents nécessaires à portée de main en cabine.
Cette préparation vous permet d’assurer l’efficacité de vos opérations. Vos chauffeurs reprennent la route plus rapidement, vous évitez des retards dans les calendriers de livraison et cela peut prévenir l’émission de potentielles contraventions. Un chauffeur bien préparé fait bonne figure auprès du contrôleur et vous représente de belle façon sur la route.
Fournir des documents propres, à jour et conformes à la règlementation vous aide à maintenir une bonne cote de sécurité. Une meilleure cote de sécurité est susceptible d’engendrer une diminution du nombre d’inspections, une réduction des primes d’assurance et des opportunités d’affaires accrues.
Documents obligatoires pour les contrôles routiers aux États-Unis
Selon le Electronic Code of Federal Regulations (eCFR) du gouvernement qui concerne les véhicules commerciaux, chaque camion doit être muni d’une trousse d’information de DCE qui contient quatre documents :
- Le manuel d’utilisation du DCE installé dans le camion, expliquant aux chauffeurs comment utiliser le dispositif ;
- Une feuille d’instruction avec des instructions étape par étape pour que le chauffeur puisse produire et transférer ses fiches d’heures de service aux autorités ;
- Une feuille d’instructions expliquant comment le chauffeur peut signaler toute défaillance du DCE ainsi que la procédure à suivre pour la tenue des registres en cas de dysfonctionnement du DCE ;
- Un nombre suffisant de fiches journalières papier pour que le chauffeur puisse consigner manuellement ses heures de service et les informations connexes pendant au moins huit jours en cas de défaillance du DCE.
Documents obligatoires pour les contrôles routiers au Canada
Le Règlement sur les heures de service des conducteurs de véhicule utilitaire (DORS/2005-313) Section 77 (7) canadien énumère les documents qui doivent se trouver à bord de chaque camion. Il incombe aux transporteurs de s’assurer que chaque camion dispose d’un dossier d’information sur les DCE. Ce dossier doit contenir les versions à jour de ces quatre documents :
(1) Un manuel d’utilisation du DCE
(2) Une fiche d’instructions pour le chauffeur expliquant comment le DCE permet le transfert de données et les étapes nécessaires pour générer et transférer les données sur les heures de service à un inspecteur
(3) une feuille d’instructions décrivant exactement ce que le chauffeur doit faire en cas de défaillance du DCE
(4) suffisamment de fiches journalières papier pour permettre au chauffeur de consigner les informations requises en vertu de l’article 82 (c’est-à-dire le statut de service du chauffeur et les informations connexes) pendant au moins 15 jours
Les conséquences en cas d’absence des documents
Si vos chauffeurs ne disposent pas des documents nécessaires lors d’une inspection, trois types de conséquences sont possibles : des amendes et des pénalités, un impact négatif sur la cote de sécurité de votre flotte et une augmentation des primes d’assurance. Examinons brièvement chaque type.
Amendes et pénalités : Les autorités peuvent imposer des amendes et des pénalités à la fois au chauffeur et au transporteur si les documents requis ne peuvent être présentés lors d’un contrôle routier. Les montants varient en fonction du territoire et de la gravité de l’infraction.
Impact négatif sur la cote de sécurité : Une infraction pour absence de document peut avoir un impact négatif sur la cote de sécurité du transporteur, car elle est considérée comme une violation de la réglementation. Une mauvaise cote de sécurité peut entraîner une surveillance accrue de la part des organismes chargés de faire respecter la réglementation et peut également se traduire par une perte d’affaires, car les clients potentiels peuvent tenir compte de la cote de sécurité dans leur choix d’un transporteur.
Augmentation des primes d’assurance : Des infractions répétées incluant celles pour absence de documents peuvent entraîner une augmentation des primes, car l’assureur peut considérer que le transporteur présente un risque élevé.
Le rôle des dispositifs de consignation électronique (DCE)
Les États-Unis et le Canada ont tous deux adopté des réglementations rendant obligatoire l’utilisation des DCE pour remplacer les carnets de bord traditionnels sur papier pour l’enregistrement des heures de service des chauffeurs. Ces appareils facilitent la consignation des heures de service et fournissent les informations demandées par les autorités.
ISAAC propose un DCE offrant une fonctionnalité de « Conformité Intelligente » qui assure que les chauffeurs et les transporteurs sont conformes aux réglementations sur les heures de service au Canada et aux États-Unis. La solution d’ISAAC enregistre et effectue le suivi des heures de conduite automatiquement, tandis que les autres statuts de service (service, repos, couchette) sont automatiquement établis sur la tablette selon l’activité saisie par le chauffeur. Conçu pour une utilisation facile, le système minimise le risque d’erreurs. Il offre également un accès en temps réel aux fiches journalières des chauffeurs, ce qui permet aux contrôleurs de vérifier plus rapidement et plus facilement la conformité lors des contrôles routiers.
La solution d’ISAAC est toutefois plus qu’un simple DCE. Elle offre de nombreuses fonctionnalités qui simplifient les flux de travail en affichant les prochaines actions requises pour guider les chauffeurs dans leurs tâches. Elle inclut également la numérisation des documents et bien plus encore. L’automatisation des rapports est une autre fonction utile de la solution d’ISAAC. Elle génère des rapports et des analyses liés aux fiches journalières des chauffeurs, à la conformité réglementaire et autres informations cruciales. Il est possible d’extraire rapidement ces rapports et de les partager avec les contrôleurs lors d’inspections routières, ce qui simplifie le processus et réduit la charge administrative.
Les rapports d’inspection des véhicules des chauffeurs figurent également parmi les fonctionnalités de la solution d’ISAAC. Les chauffeurs peuvent effectuer des inspections avant et après le voyage à l’aide de la tablette robuste d’ISAAC pour signaler toute défectuosité ou problème. Ces rapports sont facilement accessibles et peuvent être présentés aux autorités lors des contrôles routiers.
La solution d’ISAAC émet aussi des alertes et des notifications en temps réel aux chauffeurs et aux gestionnaires de flotte à propos des violations potentielles ou des problèmes de conformité. Il est ainsi facile de prendre des mesures proactives et de résoudre les problèmes de conformité avant qu’ils n’entraînent des infractions ou des pénalités.
Quatre astuces simples pour des contrôles routiers réussis
Les contrôles routiers sont nécessaires et très utiles pour assurer la conformité et la sécurité dans l’industrie du transport routier. Mais ils ne doivent pas pour autant être une source de difficultés ou un obstacle à la bonne marche de votre entreprise. Pour que les contrôles routiers se déroulent sans heurts, rapidement et avec succès, il y a 4 clés :
- Garder les documents bien organisés et facilement accessibles
- Mettre à jour et vérifier régulièrement l’exactitude des documents
- Effectuer les inspections avant départ
- Former les chauffeurs sur le déroulement des contrôles routiers.
Garder vos camions en mouvement
Quel que soit l’endroit où vos camions circulent en Amérique du Nord, il est dans votre intérêt de faire le nécessaire pour être conforme à la réglementation en vigueur sur les différents territoires. Les contrôles routiers ayant pour but de faire respecter la réglementation, il est important que les chauffeurs et les gestionnaires de flotte y soient bien préparés.
